E-mailetiquette – column #24

Leestijd: 2 minuten

Situatie: ik heb een mailwisseling met iemand. We hebben een afspraak gemaakt en het laatst gestuurde mailtje bestaat uit nog maar één zin: “Dat is prima hoor, zie je op x om y uur”. Moet je dan nog een mailtje terugsturen? “Oké?” Is dat niet een beetje kort voor een e-mail?

Sinds kort heeft iedereen de e-mailweg naar mij gevonden en beantwoord ik dagelijks tientallen mailtjes. De bovenstaande situatie kom ik vaker tegen dan mijn leven lief is. Ik zocht op Google naar een ‘e-mailetiquette‘: 156.000 resultaten. Klaarblijkelijk ben ik niet de enige die wil weten hoe je een mailtje hoort te schrijven…

Ik baande mijn weg door ‘regels’ over aanheffen, grapjes en bijlagen, maar vond het antwoord op mijn vraag niet. Overigens, een geestig dingetje dat ik vaak tegenkwam was:

“Maak er een gewoonte van om eerst je bijlage toe te voegen voor je je mailtje schrijft. Zo voorkom je dat je een tweede mail moet sturen met ‘Sorry, bijlage vergeten’.”

Herkenbaar, maar ik heb het antwoord op mijn probleem nog niet gevonden. Ik ben van mening dat ik iedere soortgelijke situatie op dezelfde manier moet oplossen, dus daarom leg ik hier en nu mijn (nieuwe) werkwijze uit:

Ik stuur van nu af aan gewoon dat mailtje met “oké” terug. Hoe pietluttig of klein ook, het is voor de ontvanger prettig om te weten dat zijn mailtje in goede orde is ontvangen, gelezen en begrepen. En bovendien, wat maakt dat ene mailtje extra nou uit?


Stach Redeker is in het dagelijks leven student, lifehacker en blogger. Geïnspireerd door de lessen Nederlands en door een artikel van Schrijverspunt schrijft hij elke week een column over (super)kleine ergernissen in de samenleving.

Share

Mailtjes met uitroeptekens – column #20

Leestijd: 2 minuten

Sinds docenten het ‘hogeprioriteitsuitroepteken‘ (dat rode ding) hebben ontdekt, kunnen ze er geen genoeg van krijgen. Hieronder zie je de laatste vijf mailtjes die via Magister zijn verstuurd. Kijk ook even naar de hoeveelheid uitroeptekens: dat is toch niet meer normaal…

Allereerst: ik vermoed dat docenten denken dat mailtjes met een rood uitroepteken sneller worden geopend. Niets is minder waar. Uitroeptekens zorgen niet voor bijzondere meldingen of pop-ups. Hoe snel een mailtje wordt gelezen, is compleet afhankelijk van de frequentie waarmee de ontvanger zijn e-mail checkt.

Ten tweede: als iedereen uitroeptekens aan mailtjes blijft toevoegen, verliest het uitroepteken zijn ‘let op!’-functie. Zoals je aan mijn ontvangen mailtjes kunt zien: vier docenten, van de vijf, vinden dat hun berichten de hoogste prioriteit hebben. Als iedereen dat denkt, heeft het uitroepteken over een paar maanden geen waarde meer. Ontvanger zullen er niet eens meer naar kijken.

En als je denkt dat dit alleen bij schoolmail voorkomt, heb je het mis. Ook in Gmail zitten prioriteitsfuncties ingebouwd: het gebruik van meerdere inboxen, of de gele pijltjes die ‘volgens de magische formules van Google’ kunnen zien of een mailtje belangrijk is. Overigens, in de praktijk markeren ze bijna ieder mailtje als ‘belangrijk’.

Dus: stop alsjeblieft met de uitroeptekens, tenzij het echt héél belangrijk is. En vergeet niet dat je bij dringende zaken altijd een belletje kunt plegen…


Stach Redeker is in het dagelijks leven student, lifehacker en blogger. Geïnspireerd door de lessen Nederlands en door een artikel van Schrijverspunt schrijft hij elke week een column over (super)kleine ergernissen in de samenleving.

Share